Zamknij

Organizacja eventu miejskiego - o czym warto pamiętać?

15:50, 15.03.2019 | Artykuł sponsorowany

Wydarzeniami w przestrzeni publicznej są wszystkie zorganizowane działania religijne, sportowe, artystyczne lub społeczne. Możemy do nich zaliczyć koncerty, przedstawienia teatralne, zawody sportowe czy pokazy filmów. Zaliczamy też do nich festiwale muzyczne, wystawy dzieł sztuki, imprezy uliczne czy wyprzedaże uliczne.

Cel i charakter wydarzenia

Przede wszystkim zastanówmy się nad celem i charakterem imprezy. Sprecyzujmy, do kogo będziemy kierować nasze działania. Weźmy pod uwagę, z jaką konkretną sferą życia uczestników będą one związane. Czasami przestrzeń publiczna ma ściśle zdefiniowany charakter i cel. Dlatego rodzaj organizowanych tam wydarzeń jest już wcześniej ustalony. Jeżeli mamy jakiekolwiek wątpliwości, zawsze możemy porozmawiać z zarządcą danego miejsca.

Uczestnicy

Zastanówmy się, kto jest naszą grupą docelową i ile osób może ona liczyć. Jest to niezwykle pomocne przy ustalaniu właściwej formy wydarzenia. Zorientujemy się, do jakich innych podmiotów możemy ewentualnie się zgłosić. Jeżeli dana impreza ma zgromadzić 1000 lub 500 osób na stadionie albo hali sportowej, musimy najpierw zdobyć zgodę od władz miasta. Taka zgoda jest niezbędna, aby zorganizować imprezę masową. Zastanówmy się, czy nasze działania kierujemy do dzieci, młodzieży, seniorów czy osób niepełnosprawnych. Grupa docelowa może mieć specyficzne potrzeby, na przykład trzeba będzie zadbać o toalety dla niepełnosprawnych, podjazdy czy punkty pomocy medycznej. Uczestnikom możemy wręczać wyjątkowe przypinki.

Forma działań

Zastanówmy się, co chcielibyśmy dokładnie zorganizować. Precyzyjne zdefiniowanie formy wydarzenia jest niezwykle ważne. Wtedy będziemy wiedzieć, jaki sprzęt jest nam potrzebny. Być może będziemy musieli zainstalować scenę lub estradę dla artystów. A może będziemy potrzebować krzeseł, leżaków czy ławek? A postawić namioty, parasole, stoliki lub stoiska handlowe. Na koniec pomyślmy, w jakim stopniu będziemy użytkować obecną infrastrukturę, drzewostan i jak je zabezpieczymy.

Koniecznie zwróćmy uwagę na to, jaki rodzaj sprzętu będzie nam potrzebny. Zastanówmy się, ile rzeczy jest nam niezbędnych do organizacji eventu. Musimy też ustalić ich gabaryty i jak je rozstawimy w czasie wydarzenia. Obowiązkowo musimy sporządzić plan sytuacyjny imprezy. Załączymy go do wniosku o zajęcie terenu. W niektórych przypadkach konieczne będą dodatkowe zezwolenia i przepustki.

Program imprezy

Sporządźmy dokładny program naszej imprezy. W zależności od charakteru i formy działań program może być krótszy lub dłuższy. Jednak za każdym razem musi uwzględniać harmonogram robót montażowych i porządkowych. Powinien wskazywać, ile czasu będą trwać poszczególne prace. Oczywiście pamiętajmy, że nie mogą zakłócać ciszy nocnej, która trwa od 22:00 do 6:00 rano. Jeśli działania mają trwać dłużej niż jedną dobę, powinniśmy odpowiednio zabezpieczyć miejsce imprezy na noc. Wskazane może być wynajęcie firmy ochroniarskiej. Na koniec weźmy pod uwagę miejsce i datę imprezy.

(Artykuł sponsorowany)
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
© czas.tygodnik.pl | Prawa zastrzeżone